Dans cet article, nous répondrons à la question de savoir comment faire un journal en comptabilité.
Définition
Tout d’abord il est important de savoir ce qu’est un journal comptable (encore appelé également livre journal ou journal général), ainsi selon Wikipedia, c’est un document un document comptable obligatoire listant les opérations d'échanges de l'entreprise avec son environnement. En d’autres termes, il retrace au quotidien tous les mouvements financiers d’une entreprise.
Il est donc important de le compléter avec la plus grande rigueur. D’autant plus que sa bonne tenue clarifie l’évolution de votre activité et devient un outil de pilotage pertinent
Comment faire un journal comptable ?
Journal unique ou journaux auxiliaires ?
Vous pouvez, si vous le voulez, tenir un seul journal comptable.
Cependant, pour des raisons de praticité et de gestion des flux d’informations, vous êtes autorisé à utiliser plusieurs types de journaux, appelés journaux comptables auxiliaires, spécifiques à différents niveaux de l’activité :
le journal de caisse,
le journal de banque
le journal des achats,
le journal des ventes,
le journal des opérations diverses.
L’ensemble de ces journaux auxiliaires sont ensuite centralisés dans le journal comptable principal.
Le respect des règles
Il existe des règles à respecter quant à la tenue d’un journal comptable :
Les écritures passées dans les journaux comptables sont ventilées jour par jour. Il est donc impossible de procéder à l’enregistrement comptable d’une écriture correspondant à une durée de plusieurs jours. Le livre journal doit être renseigné au quotidien.
Le journal comptable ne doit faire l’objet d’aucune altération, et ne comporter ni blancs ni ratures.
Les sommes y sont obligatoirement exprimées dans la devise nationale du pays où se situe le siège social de l’entreprise.
Manuscrit ou numérique ?
Il n’existe pas d’impératif quant à la forme du journal
comptable : il peut être établi au format
manuscrit ou numérique, dans un fichier informatique ou un
registre papier.
La présentation du journal comptable
Dans tous les cas, le journal comptable se présente sous forme de tableau avec une large colonne dédiée aux libellés.
À droite, en fin de ligne, figurent deux autres colonnes : celle du débit et celle du crédit.
N.B: Le total de chacune de ces deux colonnes doit s’équilibrer. Cela signifie que la somme des débits est égale à la somme des crédits.
Exemple de journal comptable :
N’oubliez pas les mentions obligatoires
Enfin, comme nous le voyons dans l’exemple ci-dessus, il existe un certain nombre de mentions à reporter sur le journal comptable :
le numéro du compte mouvementé par la ligne,
la date de l’opération,
le libellé de l’écriture comptable ainsi que le numéro de la pièce comptable associée,
et enfin, le montant de l’opération comptabilisée, inscrite au débit ou au crédit.
Journal gestion comptable : mieux avec un logiciel comptable comme Odoo.
Nous l’avons vu, il est tout à fait possible de tenir votre journal comptable sur un tableur de type Excel.
Toutefois, ne pas utiliser un outil adapté peut être source d’erreurs, de perte de temps, et de non-conformité légale.
Or, votre compta est le reflet de votre activité. Pour en renvoyer une image fidèle, elle doit être claire et bien tenue.
C’est pourquoi nous vous conseillons l’utilisation d’un logiciel de comptabilité comme Odoo. Les avantages d’utiliser Odoo sont nombreux :
Interopérabilité et synchronisation
l’interopérabilité avec vos autres tâches métier. Un flux enregistré par le service commercial, par exemple, vient directement s’inscrire dans les comptes, évitant de refaire une saisie comptable ;
la synchronisation. Certaines solutions sont capables de s’interfacer avec votre compte en banque. L’ensemble de vos encaissements et décaissements sont ainsi suivis en temps réel.
Reportings analytiques
Odoo possède des fonctionnalités analytiques précieuses, véritables aides à la décision.
Les tableaux récapitulatifs de dépenses par type de frais, de recettes par client, par produit, etc. contiennent autant d’informations essentielles pour évaluer le bon déroulé de votre activité.
Saisie intelligente
Odoo automatise votre comptabilité :
les rapprochements bancaires à réaliser deviennent ainsi semi-automatiques ;
les suggestions offrent un gain de temps précieux, tout en réduisant vos risques d’erreur.
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